Крупное аграрное предприятие Алтайского края автоматизировало работу с документами на базе СЭД «ДЕЛО»
С начала весны 2018 г. специалисты аппарата управления ООО «Агро-Сибирь» работают с документами в автоматизированной информационной системе «ДЕЛО». Проект реализован «золотым партнером» ЭОС – барнаульской компанией «КС-Консалтинг».
ООО «Агро-Сибирь» - современное сельскохозяйственное предприятие Алтайского края, основанное в 2004 году. Компания занимается производством и реализацией продукции растениеводства и животноводства, специализируясь на молочном направлении. В хозяйстве уделяется должное внимание в равной мере новым технологиям и условиям производства, что позволяет из года в год наращивать объемы сельхозпродукции. Предприятие является одним из лидеров отрасли в крае и регулярно входит в число лучших по продуктивности.
До автоматизации документооборота регистрация документов в ООО «Агро-Сибирь» велась в традиционной бумажной форме в специальных журналах. Документы централизовано регистрировались в приемной, затем бумажные экземпляры передавались для работы в соответствующие отделы. Контроль задач директора велся в почтовом клиенте MS Outlook.
Основной документопоток организации составляют бухгалтерские документы. В бухгалтерии каждый специалист работает только со своей частью договоров, что накладывает определенные сложности на процесс отслеживания поступления и исполнения документов. Этот факт продиктовал необходимость приобретения системы электронного документооборота «ДЕЛО», способной сделать прозрачным учет документов и работу с ними.
Помимо регистрации документов в электронном виде, от нового программного продукта ожидалось также и обеспечение дальнейшего движения образа документа, его исполнения, осуществления контрольных функций и возможность реализации других делопроизводственных операций в электронной среде. Более того, с каждым годом все больше назревала потребность перехода на безбумажный документооборот, и одним из главных требований к СЭД стало наличие механизмов реализации юридически значимого электронного документооборота.
Задачи, которые стояли перед новым программным продуктом:
автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к формам учета электронных образов; отслеживание поступления в организацию оригиналов договоров; обеспечение своевременной подготовки бухгалтерских отчетов (с помощью функций создания и контроля задач в СЭД); ведение в СЭД данных о переписке по документам (с использованием инструмента связок между документами). Работы по внедрению системы «ДЕЛО» стартовали в феврале 2018 года. В рамках проекта были закуплены рабочие места системы и дополнительные опции. Проект предусматривал анализ и обследование бизнес процессов, установку и настройку СЭД в соответствии со спецификой документооборота компании, а также подготовку пользователей.
Проведя анализ действующего документооборота, специалисты «КС-Консалтинг» настроили СЭД в соответствии с полученными в ходе обследования результатами. На данном этапе были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе.
Постоянными пользователями СЭД стали секретарь («ДЕЛО»), директор и главный бухгалтер фирмы («ДЕЛО-Web»). На рабочее место секретаря был установлен полнофункциональный rich-клиент системы электронного документооборота «ДЕЛО», а также дополнительная опция «Сканирование». Чтобы обеспечить директору и главному бухгалтеру предприятия возможность в удобном формате отслеживать и контролировать сроки исполнения поручений, были закуплены лицензии приложения «Мониторинг документов» – собственной разработки компании «КС-Консалтинг». Данное приложение предназначено для уведомления пользователей СЭД о поступлении новых документов, изменении их статуса, приближении контрольных сроков исполнения поручений и др.
Специфика деятельности предприятия накладывает свой отпечаток на работу с документами тех сотрудников, которые непосредственно руководят производством. Многие из них являются эпизодическими фигурантами в документообороте организации. Специально для таких участников была закуплена конкурентная лицензия подсистемы «ДЕЛО-Web»: она дает возможность пользователям работать в СЭД по очереди, без приобретения дополнительных лицензий.
Взаимодействие специалистов компании в СЭД «ДЕЛО» в процессах работы с документами сегодня выглядит следующим образом: поступившие договоры регистрируются секретарем в приемной и пересылаются в СЭД главному бухгалтеру, которая, в свою очередь, распределяет документы по своим подчиненным. Для каждого бухгалтера в СЭД заведен личный кабинет, где он может найти курируемые договоры и отследить поступление оригиналов. В других отделах у каждого сотрудника также имеется свой кабинет, куда преимущественно поступают задачи от директора.
На примере внедрения СЭД «ДЕЛО» в ООО «Агро-Сибирь» можно увидеть, насколько универсальным является это решение ЭОС. Система способна без больших усилий со стороны интегратора подстроиться под любые особенности документооборота и должностные обязанности работников предприятия. В данном проекте система «ДЕЛО» помогла упорядочить документооборот и сделать прозрачными те процессы, с которыми ранее заказчик испытывал определенные трудности – учет и своевременное исполнение документов.
Федеральная сеть аптек «Максавит» отказалась от бумаги в кадровом делопроизводстве (КДП) и подключила сотрудников к платформе для кадрового ЭДО HRlink.
ГК SIMETRA, центр компетенций в области моделирования транспортных потоков и транспортного планирования, подписала соглашение о сотрудничестве с Тюменским индустриальным университетом (ТИУ) – одним из ведущих вузов региона
ГК Юзтех объявляет о стратегическом партнерстве с Нефтегазовым межрегиональным кластером для совместного развития и внедрения инновационных технологий в нефтегазовой отрасли.
ИТ-компания «Погнали!» запустила свое решение в облаке нового поколения NGcloud. На облачных ресурсах Nubes разработчик развернул масштабную онлайн-платформу для любителей путешествовать по России, а для хранения большого объема данных подключил сервис объектного хранилища S3.
Образовательная онлайн-платформа OTUS запускает курс «DWH на основе Arenadata». Обучение поможет освоить базовые навыки для успешной работы на проектах по созданию и развитию хранилищ данных и систематизировать уже имеющиеся знания.
ИТ-компания «Погнали!» запустила свое решение в облаке нового поколения NGcloud. На облачных ресурсах Nubes разработчик развернул масштабную онлайн-платформу для любителей путешествовать по России, а для хранения большого объема данных подключил сервис объектного хранилища S3.
Компания Hybrid, специализирующаяся на высокотехнологичных разработках в области интернет-рекламы, запустила собственную школу обучения Ad operation менеджеров. Инициатива направлена на молодых специалистов города Тамбова и позволит со временем ликвидировать дефицит профессионалов в сфере adtech.
Оргкомитет I Международного творческого конкурса авторов контента в поддержку идеи радикального продления жизни людей «Вместе против старения: голос Жизни» объявляет о продлении сроков приёма творческих работ до сентября 2024 года.
ГК SIMETRA и Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет (СПбГАСУ) заключили соглашение о сотрудничестве. В рамках соглашения SIMETRA поставила вузу академические лицензии на использование в образовательном процессе цифровой платформы RITM³.
Архитектуру платформы кадрового электронного документооборота (ЭДО) HRlink адаптировали к существенному росту количества пользователей. Кроме того, в 2024 году HRlink первой на рынке решений для безбумажного КДП занялась подключением второго удостоверяющего центра для электронных подписей.
PMP Tech, ведущая IT-компания из Петербурга, заняла второе место на независимой премии Workspace Digital Awards. Компания выдвинулась с кейсом "Мобильное приложение Брелок” в номинации "Недвижимость и строительство" в категории "Мобильные приложения".
Комитет по тарифам Санкт-Петербурга оптимизировал ряд своих рабочих процессов за счёт внедрения трех программных роботов. Проект реализовали специалисты Санкт‑Петербургского информационно-аналитического центра.
Специалисты компаний «Газинформсервис» и ООО «Д-Линк Трейд» успешно завершили технические испытания совместимости. Испытания подтвердили корректность функционирования комплекса по защите ИТ-инфраструктуры Efros DefOps с оборудования D-Link серий DGS-1210-XX, DGS-1210-XX/ME, DGS-3130-XX, DGS-3630-XX, DXS-3610-XX.
