 |
Антикризис: Система электронного документооборота: запрограммированный контроль
Каким образом сегодня компании борются с наступившим экономическим кризисом? В первую очередь, снижают издержки за счет сокращения трат, а иногда достаточно жестких мер вплоть до увольнений персонала. В том случае, когда альтернативы этому нет, перед руководством компании встает задача сохранить контроль над бизнес-процессами, и обеспечить выполнение ключевых функций документооборота при меньшем количестве сотрудников. В этом случае наиболее эффективным решением выступает внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Рассмотрим это решение на примере СЭД «ДЕЛО».
«Если компания в нормальное время имела какие-то перебои при работе с документами, то в период нестабильности они перерастают в серьезные проблемы, которые могут привести и к приостановке деятельности компании, – полагает генеральный директор компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимир Баласанян. – В то же время, автоматизация этих процессов и внедрение СЭД позволяет не только избежать такого сценария, но и достичь оперативных результатов в плане повышения эффективности деятельности предприятия».
В 2007 году в промышленную эксплуатацию на одной из ведущих сибирских энергетических компаний «Омскэнерго» была сдана система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело: Предприятие». Система помимо автоматизации делопроизводственных функций должна была обеспечивать доступ пользователей к документам, зарегистрированным в системе, возможность удаленного доступа пользователей через Интернет и Интранет. Словом, предоставлять стандартный набор функций.
«Когда мы принимали решение о внедрении, – сказала начальник отдела документационного обеспечения департамента управления делами «Омскэнерго» Елена Грицай, – то для нас было важно, чтобы вместе с системой мы могли получить инструмент для повышения исполнительской дисциплины. Наказывать за неисполнение резолюции, конечно, можно, однако, как известно, профилактика всегда эффективнее. В частности, внедрив СЭД «ДЕЛО», мы смогли более системно подходить к вопросам премирования, штрафов и т.п.».
Сегодня внедренная в «Омскэнерго» система охватывает более 200 рабочих мест, включая всех руководителей департаментов, технических директоров производственных отделений, начальников районов электрических сетей. И если прежде «человеческий фактор» становился причиной задержек и срывов, то с внедрением СЭД ситуация в корне поменялась.
«Использование передовых технологий позволило поднять работу по документационному обеспечению компании на качественно новый уровень. Значительно сократился срок согласования проектов, исключена возможность утраты документов, упрощен поиск. Применение автоматизированной системы дисциплинирует управленческий персонал, что сказывается на улучшении оперативности взаимодействия подразделений компании, – резюмировала Елена Грицай. – Внедрение СЭД позволило отказаться от бумажных копий входящих документов, которые сканируются и сохраняются в образах». Также в настоящее время «Омскэнерго» руководство приняло решение о внедрении подсистемы «Архивное дело», которая позволит сохранить и оптимизировать электронный архив из более чем 3 000 000 документов.
В компании, согласно регламенту, на согласование документов отводится три дня, плюс один-два дня на доработку. В результате, по оценке руководства компании, процесс согласования договоров, который ранее мог занимать до двух недель, сократился до двух-трех дней. Также удалось добиться прекращения потерь документов, своевременного исполнения резолюций, точной и оперативной адресации информации от сторонних организаций. В целом, процент подобного рода нарушений опустился до «нуля».
И это не единичный пример. Для сравнения, примерно в то же время в Кемеровской области были объединены в единую СЭД порядка 80 магазинов торговой сети «Системы Чибис». До внедрения в компании весь учет велся с помощью журнальной системы регистрации. Документооборот рос, и руководство поставило задачу найти инструмент по сокращению сроков согласования и разработки проектов документов. В результате «Системы Чибис» полностью перешли на безбумажный документооборот, разработали регламент по его ведению, а процент срывов, связанных с исполнительской дисциплиной сократился в разы.
Проектов, реализованных на базе системы «ДЕЛО», в предприятиях различных отраслей России сегодня сотни. Это и распределенные ведомства и предприятия, и небольшие коммерческие фирмы. Как показывает опыт, круг проблем у них общий. На этом рынке есть из чего выбрать, и, естественно, что каждая структура принимает то или иное решение по оптимизации работы внутренней структуры, исходя из собственных представлений об эффективности и целесообразности. СЭД «ДЕЛО» «закрывает» большинство острых вопросов, связанных с документооборотом, кроме того, его функционал позволяет обеспечивать безопасность коммерческой информации. Правило одно – выигрывают те компании, которые отдают предпочтение простым, но, в то же время, эффективным техническим решениям.
Контактное лицо: Швецова Екатерина
Компания: ООО "Электронные Офисные Системы"
Добавлен: 13:51, 24.11.2008
Количество просмотров: 669
| Nubes (НУБЕС) предоставил облако для TravelTech-платформы «Погнали!», Nubes, 00:44, 08.05.2024, Россия160 |
| ИТ-компания «Погнали!» запустила свое решение в облаке нового поколения NGcloud. На облачных ресурсах Nubes разработчик развернул масштабную онлайн-платформу для любителей путешествовать по России, а для хранения большого объема данных подключил сервис объектного хранилища S3. |
| Nubes (НУБЕС) предоставил облако для TravelTech-платформы «Погнали!», Nubes, 00:41, 08.05.2024, Россия85 |  |
| ИТ-компания «Погнали!» запустила свое решение в облаке нового поколения NGcloud. На облачных ресурсах Nubes разработчик развернул масштабную онлайн-платформу для любителей путешествовать по России, а для хранения большого объема данных подключил сервис объектного хранилища S3. |
| Прием заявок на конкурс «Голос жизни» продлевается, Альянс СОНКО, 00:36, 08.05.2024, Россия137 |  |
| Оргкомитет I Международного творческого конкурса авторов контента в поддержку идеи радикального продления жизни людей «Вместе против старения: голос Жизни» объявляет о продлении сроков приёма творческих работ до сентября 2024 года. |
| HRlink повысил надежность работы сервиса кадрового ЭДО, HRlink, 00:58, 06.05.2024, Россия266 |  |
| Архитектуру платформы кадрового электронного документооборота (ЭДО) HRlink адаптировали к существенному росту количества пользователей. Кроме того, в 2024 году HRlink первой на рынке решений для безбумажного КДП занялась подключением второго удостоверяющего центра для электронных подписей. |
| Efros Defence Operations начал серию совместимостей с оборудования D-Link, Газинформсервис, 00:43, 06.05.2024, Россия91 |
| Специалисты компаний «Газинформсервис» и ООО «Д-Линк Трейд» успешно завершили технические испытания совместимости. Испытания подтвердили корректность функционирования комплекса по защите ИТ-инфраструктуры Efros DefOps с оборудования D-Link серий DGS-1210-XX, DGS-1210-XX/ME, DGS-3130-XX, DGS-3630-XX, DXS-3610-XX. |
|
|
