 |
Единая БД с собственным документооборотом для каждой организации: «ДЕЛО» внедрено в Кемеровской области
Компания «КС-Консалтинг» завершила комплексный проект внедрения системы электронного документооборота «ДЕЛО» в Кемеровской области. Особенностью проекта стала автоматизация управления документами сразу в нескольких компаниях, осуществляющих деятельность в разных сферах, но принадлежащих одному собственнику:
ООО ТД «Спасатель», поставщик горноспасательного оборудования для различных отраслей промышленности (горнодобывающей, химической, металлургической);
ООО «Кузбасский водный центр» (занимается финансированием строительства крупнейшего в регионе «Wellness центра»);
УК «Томь» (оказывает услуги в сфере управления недвижимостью).
Кемеровский проект стал уникальным сразу по нескольким моментам:
1. Во-первых, заказчик поставил задачу автоматизировать документооборот всех организаций в одной базе данных. При этом каждая из компаний должна иметь доступ только к собственным документам и не видеть документооборот других.
2. Во-вторых, основная часть документов и бизнес-процессов, требующих реализации в СЭД, касались договорного документооборота и сопутствующей документации – переписки по ним, коммерческих предложений, счетов, актов, протоколов разногласий, дополнительных соглашений, и т.д. Традиционный управленческий документооборот – входящие и исходящие, поручения, ОРД, служебные записки и др. – также были заведены в систему, но не потребовали особой настройки бизнес-процессов, так как обеспечивались стандартным функционалом СЭД «ДЕЛО».
3. В-третьих, во всех организациях, кроме ТД «Спасатель», параллельно с внедрением СЭД документооборот фактически ставился «с нуля», так как регламентированных и устоявшихся процессов движения документов было немного.
«Мы предлагали заказчику несколько вариантов систем, но они сами выбрали СЭД «ДЕЛО». Понравилась возможность ведения в одной базе сразу нескольких организаций, гибкая политика настройки прав пользователей, интеграция с мобильными решениями и наличие техподдержки после внедрения. Также заказчик оценил нашу оперативность в проведении презентации и информационного обследования», – комментирует Наталья Колесникова, куратор проекта внедрения.
Задачи проекта, которые обозначил заказчик, были общими для всех автоматизируемых организаций:
• упорядочить документопотоки;
• автоматизировать документооборот;
• дисциплинировать исполнителей через контроль поручений;
• обеспечить контроль пунктов протоколов;
• реализовать в СЭД уведомления сотрудников о сроках подлежащих исполнению документов и поручений;
• автоматизировать согласование договоров;
• обеспечить возможность оперативного поиска документов.
Заказчик приобрел лицензии на СЭД «ДЕЛО» (сервер и клиентские рабочие места), а также на подсистему «ДЕЛО-Web». Кроме этого, была закуплена опция «Сканирование», подсистема «Управление процессами» и приложение «Мониторинг документов» (разработка компании «КС-Консалтинг» для оперативного уведомления пользователей о событиях в СЭД).
В ходе проекта для каждой из организаций в СЭД «ДЕЛО» создана отдельная картотека. Для каждой картотеки заведены свои группы документов. Разделение картотек обеспечивает разграничение доступа: сотрудники видят только собственный документооборот и не видят документы других организаций, хотя база данных общая.
Для регистрации различных видов документов во всех компаниях-фигурантах проекта применяется смешанная система. Документы входящие, которые приходят по почте в бумажном виде, регистрирует помощник Генерального директора. Документы, которые приходят по электронной почте, может регистрировать исполнитель/менеджер.
Документы, требующие согласования, вносятся в систему как проект – РКПД (регистрационная карточка проекта документа). Документы, не требующие согласования, регистрируются в системе как РК (регистрационная карточка документа) со скан-образом подписанного документа.
В части договорного документооборота все сопутствующие процессу подготовки, согласования, подписания и исполнения договоров документы регистрируются с указанием в СЭД связки к тому договору, которого они касаются. Контроль исполнения заключенных (действующих) договоров также реализован средствами системы «ДЕЛО».
В целом все задачи, поставленные заказчикам, были успешно реализованы в СЭД «ДЕЛО». На завершающей стадии проекта все пользователи системы прошли групповое обучение. Сейчас система работает в обычном режиме, авторский надзор не выявил каких-либо проблем в ее функционировании.
Контактное лицо: Кондратьева Екатерина
Компания: ЭОС
Добавлен: 09:17, 28.10.2017
Количество просмотров: 1122
Страна: Россия
| Работать с отчетностью стало проще!, 1С-Галэкс, 15:19, 02.05.2024, Россия162 |  |
| Личный кабинет сервиса 1С-Отчетность - это удобное облачное решение для отслеживания отправки отчетов и других видов взаимодействия с контролирующими органами через программы системы 1С:Предприятие для одной или нескольких организаций. |
| Основатель CODDY, Оксана Селендеева, удостоена престижной премии «Колба — 2024», CODDY, 15:09, 02.05.2024, Россия167 |
| В рамках торжественной церемонии, состоявшейся 19 апреля в Российском экономическом университете имени Г.В. Плеханова, Оксана Селендеева, основатель инновационной школы программирования для детей и подростков CODDY, была награждена престижной премией «Колба — 2024» в номинации «Экономика и финансы». |
| Тикток против литературы: что предпочитают подростки, Вебиум, 00:52, 01.05.2024, Россия195 |
| Онлайн-школа для подготовки к ОГЭ и ЕГЭ «Вебиум» и федеральная сеть книжных магазинов «Читай-город» провели опрос среди 650 учеников 8–11 классов и выяснили, что они думают об уроках литературы и, какие произведения считают любимыми. |
| Вышел новый релиз ITSM-системы 1С:ITILIUM, Деснол Софт, 00:50, 01.05.2024, Россия202 |
| Компания «Деснол Софт», российский разработчик решений для автоматизации бизнес-процессов, выпустила новый релиз своего совместного с фирмой «1С» продукта 1С:ITILIUM для управления сервисом — версию 1.0.1.2. Основной акцент сделан на том, чтобы привести конфигурацию к привычному для совместных с 1С решений виду. |
|
|
